نشست تخصصی خیر ماندگار: اشتراک گذاری دانش بین سازمانی در سازمان های خیریه
نشست تخصصی نسرین غنبرطهرانی
عاطفه فراهانی: بنیاد الا سلسله نشست هایی با محوریت موضوعات مربوط به امور خیریهوسمن ها برگزار می کند. نشست «اشتراك گذاری دانش بین سازمانی در سازمان های خیریه» با حضور نسرین غنبر طهرانی، دکترای مهندسی صنایع و عضو هیئت علمی دانشگاه خوارزمی، در زمستان ۹۷ برگزار شد. یکی از مسائل مبتلابه مؤسسات خیریه جزیره ای عمل کردن آنهاست. بنابراین ضروری است برای پیشگیری از این آسیب از نظرات متخصصان بهره گرفته شود. خانم غنبر طهرانی حدود ۶ سال در حیطه سازمانهای مردم نهاد به صورت علمی فعالیت کرده اند. در این نشست در خصوص مدیریت دانش، به خصوص بحث به اشتراک گذاری دانش بین دو سازمان صحبت هایی ارائه کردند که در ادامه می خوانیم.
دانش چیست؟
منظور از دانش، تخصص، تجربه و اطلاعاتی است که منجر به عملکرد بهتر در سازمان می شود. در حقیقت مرز ممیزه دانش، کاربردش است، تفاوتی که در عملکرد ایجاد می کند.
دانش را به دو دسته دانش ضمنی» و «صریح» تقسیم بندی کرده اند. دانش ضمنی دانشی است که حاصل تجربه افراد است. در این نوع دانش، انسانها انتخاب می کنند که در حین کار از آن استفاده کنند. اما دانش صریح، مستنداتی است که روش های انجام کار را توضیح می دهد. در ادامه کلیدواژه های این حوزه راتوضیح می دهیم
تولید دانش: هر سازمان برای رسیدن به موفقیت باید قسمت هایی که دانش ایجاد می شود و یا نیاز به ایجاد دارد را شناسایی کند و مطمئن شود که تولید دانش صورت می گیرد.
اشتراک گذاری دانش: دانش باید جریان یابد و جایی که لازم است از آن استفاده شود.
مستند کردن دانش: مستندسازی تجربیات به طوری که دیگران نیز از آن بهره ببرند.
نکته مهم این است که این فرآیند یک باره نیست و به روزرسانی آن اهمیت دارد.
ابزار انتقال دانش: ابزارهایی برای دانش ضمنی ابداع شده اند. اولین ابزار «گفت وگو» است، به ویژه گفت وگوهای ژودرو، زمانی که مجاورت فیزیکی وجود داشته باشد.
دومین ابزار «پایگاه داده است که در آن فهرستی از متخصصان و نوع تخصصشان وجود دارد. پایگاه داده ابزار بسیار مهمی است که نقشه دانشی سازمان را به دست می دهد که هم می تواند شبکه داخل سازمان را شامل شود و هم شبکه بیرونی سازمان. ابزار دیگر نیز صورت جلسه است که در جلسات استفاده می شود.
دلیل اشتراک گذاری
دانش تسهیم دانش به دو دلیل عمده انجام می شود: اول اینکه، عملکرد افرادی که دانش کمی از موضوع دارند، بهبود یابد؛ دوم اینکه، در زمان انتقال دانش، با بازخوردهای افراد، دانش محک می خورد و نکات جدیدی به آن اضافه می شود.
به همین سبب اشتراک گذاشتن دانش یک معامله برد- برد است. هم دهنده دانش و هم گیرنده آن کسب منفعت میکند. یک نوع از مستندات وجود دارد که اصطلاحا به آن دروس آموخته یا Lesson Learned یا LL می گویند.
دروس آموخته از ارزشمندترین تکه های دانش سازمانی است. معمولا این طور است که وقتی سازمان پروژه ای انجام می دهد، نتیجه آن فقط در ذهن افرادی که در آن فعالیت درگیر بودند، باقی می ماند. ولی دروس آموخته باعث می شود که افراد آموخته هایشان را مستند کنند. این موضوع با مستندات پروژه که گزارش اقدامات اجرایی است، فرق می کند. در دروس آموخته می گوییم: «چه یاد گرفته ایم». موضوعی که در دانش سازمان های خیریه اهمیت دارد، مهارتی است که هر سازمان برای انجام مأموریتش به کار می گیرد. در این راستا هر سازمان تجاربی دارد که نشان میدهد شیوه های برتر چیست.
نقش داوطلبان در مدیریت دانش
سازمان های مردمی دو دسته کارمند دارند: یک دسته کارکنانی که به طور دائمی در سطوح مختلف در سازمان کار می کنند، دسته دوم ، معمولا داوطلبان هستند.
یکی از مهم ترین منابعی که داوطلبان با خود به داخل سازمان می آورند، تخصص و دانش آنهاست. سازمان باید تخصص داوطلبان را با تجربه سازمان پیوند دهد و به اصطلاح لا واسطه گری دانشی» انجام دهد.
دانش از یک طرف با کمک داوطلبان ساخته می شود و از طرف دیگر با کمک مدیران و کارکنان مؤسسه . در واقع دانش هر روز در کار و در ارتباط با نیازهای ذینفعان و در نتیجه ارزیابی فعالیت ها، ساخته می شود.
از دیگر منابعی که دانش را می سازند علاوه بر متخصصان و داوطلبان، سازمان های همکار هستند. بنابراین به نظر می آید سازمان ها خیلی در تماس با دانش هستند و ارزش آن را هم متوجه هستند، اما به خاطر مأموریتی که دارند و الزامی که برای فعالیت خیرخواهانه شان احساس می کنند، برای آنها در درجه دوم یا سوم اهمیت قرار می گیرد. در واقع، چون دانش جزء دائمی فرآیند است آن را فراموش می کنند.
پله اول تسهیم دانش
پله اول درون سازمانی است. باید در گروه، افراد را با نوع تخصص و تجارب متفاوت با یکدیگر به کار گرفت. به این ترتیب در حین کار گروهی، ناخودآگاه مجاورت اتفاق می افتد. با این وجود، معمولا در به اشتراک گذاری دانش موانعی وجود دارد.
سازمان ها احساس می کنند برای به اشتراک گذاری دانش درون خودشان، باید کارکنان را تشویق کنند و معمولا اولین چیزی که به آن فکر میکنند منابع مالی است.
اشتراک گذاری دانش به این روش، اغلب باعث ایجاد فرهنگ اشتراک گذاری دانش نمی شود. دومین مانع اشتراک گذاری دانش رقابت است. در سازمان ها، رقابتی بین افراد بابت تخصص آنهاست.
افراد احساس می کنند به سبب تخصصشان لازم هستند و اگر این تخصص را نداشته باشند یا دیگران هم این مهارت را داشته باشند، دیگر سازمان به آنها نیاز نخواهد داشت. اول از همه باید بر این مانع غلبه کرد؛ یعنی احساس اعتماد را در آدم ها به وجود آورد که صرف مشارکت شان ارزشمند است.
تخصص هم خوب و کمک کننده است، ولی انتقال تخصص به دیگران که باعث ارتقای عملکرد گروهی می شود، ارزشمندتر است. معمولا در سازمان های خیریه رویکرد مشترکی برای اشتراک گذاری دانش وجود ندارد. به عبارتی اولویت سازمان ها نیست. عمدتا این سازمان ها با کمبود منابع روبه رو هستند و در نتیجه آن می خواهند از منابع و افراد متخصص، در جهت جامعه هدف خیریه استفاده کنند و هیچ فرصتی برای انتقال تجربیات و توانمند کردن بدنه سازمان نمی گذارند.
جوامع خبرگی
در راستای غلبه بر این موانع تجربه ای در دنیا اتفاق افتاده است به نام COP یا Communities Of Practice که معادل آن در فارسی «جوامع خبرگی» یا «اجتماعات دانشی» است.
COP مجموعه ای از متخصصان هستند که با تخصص مشترک دارند یا دغدغه مشترک. این افراد معمولا به صورت فیزیکی یا مجازی دور هم جمع می شوند و راجع به حیطه تخصصی شان با یکدیگر بحث می کنند.
در این جوامع افرادی هم هستند که سطح تخصص آنها کمتر است، آنها معمولا بهره گیرندگان از دانش هستند و سؤالات خود را مطرح می کنند.
سازوکار COP بر پایه فرآیندهای اجتماعی، گفت وگو، شناسایی و آشنا شدن است که در طی زمان اتفاق می افتد و اغلب تكیه آنها بر دانش ضمنی است. اشتراک گذاری دانش بین سازمانی شمشیری دو لبه است.
از یک طرف ممکن است خیلی مفید باشد و از طرف دیگر معمولا سازمانها احساس راحتی با آن ندارند و اولین چیزی که راجع به آن صحبت می کنند «خطر آن» است. خطر نشر دانش، به این مفهوم که اگردانش را انتقال دهند و کس دیگری از آن استفاده کند و به ضرر آنها باشد، چه کار کنند؟
به ویژه زمانی که راجع به اشتباهاتشان با نقشه های آینده شان صحبت می کنند. موضوعی که در سازمان های خیریه وجود دارد، در ارتباط با شرکا و ذینفعان آنهاست.
مثلا نحوه تأمین مالی ، موضوعی حساسیت برانگیز برای به اشتراک گذاری است.بسیاری از خیریه ها خودشان را همکار یکدیگر نمی دانند.به همین سبب تسهیم دانش، نکته مثبتی برایشان ا ور بسا محسوب نمی شود.
از سوی دیگر، سازمانها به خصوص در سازمان هایی که توزیع جغرافیایی دارند، مزایایی هم در به این قضیه می بینند. آنها می خواهند در مناطق مختلف،پروژه های حمایتی انجام دهند، همین باعث می شود که و بتوانند یک مزیت رقابتی به دست آورند.
قدرت دانش
سازمان های دهنده و گیرنده دانش، معمولا از بعد قدرت سازمانی دچار بی تعادلی می شوند. قدرت سازمانی چیست؟ اصطلاحی در مدیریت دانش منسوب به فرانسیس بیکن وجود دارد که می گوید: «دانش، قدرت است».
در نتیجه وقتی دانش منتقل می شود، از قدرت فرد یا سازمان کم می کند. در حالی که در واقع این طور نیست و دهنده دانش قدرتی را روی گیرنده دانش به دست می آورد. یکی از مثال های خوب COP در شبکه سازمان های خیریه ای در پرتغال و برزیل است.
۱۱ سازمان خیریه در آن COP بودند که سازمان های اصلی آن، در کشور پرتغال و در قاره اروپا و به نسبت برخوردارتر بودند و سازمان هایی که بیشتر گیرنده دانش بودند، در مناطق محروم برزیل بودند.
دف اصلی این بود که دانش به اشتراک گذاشته شود. تمرکز این شبکه بر ایجاد زیرساخت ها، اعتمادسازی بین شرکت کنندگان و در نهایت ارتقای نحوه تسهیم دانش بود. نمونه دیگر شبکه دانشی بین المللی به نام W. I.() است که مجموعه ای از مراکزی در اروپای شمالی و مرکزی است و در آسیا و آفریقا هم شعبه دارد.
این شبکه دو سازمان را به عنوان نمونه در هلند و زامبيا انتخاب کرد. شبکه همکاری دانشی بین این دو سازمان را بررسی و سعی کرد رفتارهای دانشی آنها را ببیند.
نتایجی که از این تحقیق به دست آمد جالب توجه بود:
١. عوامل مالی و اقتصادی اثرگذارند؛ ولی در تسهیم دانش تعیین کننده نیستند؛
۲. هر دو سازمان نیازهای دانشی ذینفعان خود را به خوبی شناسایی کرده بودند؛
۳. در هلند فرهنگ دانشی در نتیجه تشویق و پاداش، ولی در زامبیا فرهنگ دانشی در نتیجه نیاز ایجاد شده بود؛
4. هر دوی این سازمان ها از ابزارها استفاده میکردند؛ ولی در زامبيا بیشتر از ابزارهای عمومی استفاده می کردند؛
5. شیوه های مدیریت دانش و تسهیم دانش بین این سازمان ها یکپارچه نبود؛
6. مدیریت سازمان باید به مدیریت دانش توجه کند، جایگاه آن، بودجه و ابزارهای مدنظر برای آن شناسایی شود تا بتواند مؤثرتر باشد.
پژوهشی در ایران
مطالعه ما در ایران با موضوع «تأثیر سرمایه اجتماعی روی اشتراک گذاری دانش بود. برای انجام این مطالعه موافقت مؤسسه ای به نام «بنیاد توسعه کارآفرینی زنان و جوانان» گرفته شد.
این موسسه از سال ۸۳ پروژه هایی را در مناطق مختلف ایران اجرا کرده، ولی در طی کار به این نتیجه رسیده است که این پروژه ها را نمی تواندمرتب به صورت منطقه ای انجام دهد.
بنابراین با بعضی سازمان های توانمند در مناطق جغرافیایی ارتباط می گیرد. یکی از این مؤسسات «بنیاد توسعه فرهنگی سپهر» است. این مؤسسه در قائن فعالیت دارد و بعضی طرح های مشترک را مثل اتاق کارآفرینی مدارس با بنیاد تشکیل داده است.
دومین موسسه «خانه هدی» درزاهدان است
و نتیجه مستقیم طرح های توسعه ای بوده است که بنیاد در زاهدان و حومه زاهدان اجرا کرده است. سومین موسسه، مؤسسه «بهار خرمشهر» بود که درحیطه های کارآفرینی و ارتقاء سطح مهارت ها و دانش افراد کار می کرد.
ارتباط مؤسسات با بنیاد توسعه کارآفرینی و نحوه تسهیم دانش آنها را بررسی کردیم. در توسعه اجتماعی، یکی از موضوعات جدید، سرمایه اجتماعی است. نکته اصلی این است که ساختار سازمان های خیریه اساسا برپایه روابط بنا شده است.
بنابراین ساختار سازمان خیریه ایجاب می کند که روی سرمایه اجتماعی متمرکز شویم. میزان سرمایه اجتماعی در ارتباط با بنیاد و اشتراک گذاری دانش را سنجیدیم. برای سنجش سرمایه اجتماعی، از پرسشنامه استاندارد استفاده شد. در سرمایه اجتماعی سه بعد اصلی وجود دارد: بعد شناختی، بعد ساختاری و بعد رابطه ای.
جمع آوری داده ها، با مصاحبه های عمیق و پرسشنامه انجام شد. سازمان ها به طور مستقل مقایسه شدند. وضعیت تسهیم دانش بین این سازمان ها برابر بود.
این نشان میداد که فرض اولیه ما درست است؛ یعنی عواملی روی اشتراک گذاری دانش تأثير .و دارد که مربوط به ارتباط بین سازمانها و آدمهاست، نه مربوط به نوع کارشان.
وضعیت سرمایه اجتماعی بین سازمان ها هم با هم برابر بود؛ یعنی در عین اینکه این سازمانها از خاستگاه های مختلفی آمده بودند، بعد شناختی سرمایه اجتماعی، نقش پیش شرط را ایفا میکرد. منظور از پیش شرط ارزش های مشترک، زبان مشترک بین دو سازمان و الگوهای ارزشی بین دو سازمان در اینکه اصلا رابطه ای بین دو سازمان شکل بگیرد، است.
اولین بعدی که ارزش آن در اشتراک گذاری دانش از همه بالاتر بود، بعد ساختاری بود. دومین عامل، اولویت منافع سازمان بر منافع فردی، به خصوص از سوی مدیر سازمان بود.
اینجا مدیر سازمان و خیریه به عنوان الگو است که هم روحية اشتراک گذاری دانش سازمانی را شکل دهد و هم خودش به عنوان پیش برنده، نقش اول را دارد.
یافته بعد، مربوط به روابط گرم بین همکاران بود که در سازمان های خیریه پررنگ دیده شد. در این مطالعه، علی رغم اینکه این سازمان ها شباهت زیادی از نظر ساختار و نحوه عملکرد با هم نداشتند، ولی رابطه های گرم بین آدم ها باعث شده بود که ادراک آنها از شباهت بین سازمانی بیشتر شود و در نتیجه تمایل آنها به تسهیم تجربه هایشان افزایش یابد.
بررسی ها نشان داد که بنیاد معمولا کارگاه های زیادی برگزار می کند که بیشتر آنها به جای آموزش های یک طرفه، شكل مشارکتی دارد. این باعث شده بود که اشتراک گذاری دانش تقویت شود. وقتی که سازمان های گیرنده دانش بینند که دانش بدون هیچ انتظاری در اختیار آنها گذاشته می شود، آنها هم علاقه مند می شوند که دانششان را به اشتراک بگذارند. عنصر بعدی روحیه انتقادپذیری بود.
روحیه انتقادپذیری تأثیر اصلی روی شکل گیری هنجارهای ذهنی داشت. روحیه انتقادپذیری باعث می شود که آنها هم ملاکی برای ارزیابی دانش و ارزیابی رفتارهای مثبت و منفی در به اشتراک گذاری دانش داشته باشند.
در آخر نكته مهم این است که الزام به همکاری، جزو عناصر مثبت دیده می شود؛ ولی اینجا در نهایت تعجب ما در سازمان های خیریه این را یک نکته منفی دیدیم. سازمان های خیریه روحيه - شان، روحيه داوطلبانه است. اگر این الزام از سوی سازمان اعمال شود به خصوص در حیطه مدیریت دانش، اثر منفی دارد و باعث می شود که در امر اشتراک گذاری دانش مشکل ایجاد کند.
